和线下沙龙活动不同，全国巡回大型品牌活动不能临时策划，需要以年度为单位提前策划，在年初就制订规划，本次巡回活动今年要举行几次，分别在哪个时间在哪个城市举办，提前确定一个统一主题，进行统一的品牌策划，这样也方便强化品牌，找赞助商合作。

　　 2.策划活动形式

　　 活动策划要围绕目标构思，计划投入的资源、举办活动的理由和想要达成的效果要清楚明确。像知识IP大本营举办的“大咖秀”活动目的是为了提高知名度，扩大品牌影响力，不以盈利为目标。

　　 （1）面向目标受众，明确活动类型

　　 一般来说，需要清楚活动是为谁准备，这点是最为重要的，面向目标受众明确活动形式是活动策划的第一步。比如“大咖秀”活动，我们的目标受众是社群粉丝和爱学习、爱分享的职场人士，因此我们的活动类型确定为学习类主题付费分享活动，定价在149～199元。

　　 （2）确认活动的规模和预算

　　 对于像“大咖秀”这样的活动，根据经验，每场规模定在200～300人为宜。如果活动规模太大，场地很难找，而且费用高；如果活动规模太小，就很难吸引大咖以友情价来参加活动。每场预算在扣除成本后还能有微小盈利，主要包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用、差旅费等。

　　 （3）选择活动场地，进行场地对接

　　 受活动费用限制，要想让“大咖秀”这样的活动不亏钱，必须要寻找免费而且交通方便的场地，这就需要动用组办方的人脉资源去解决，这个环节往往是非常花费时间的。

　　 （4）进行嘉宾邀约

　　 关键是提前和嘉宾约定好分享的主题以及分享的时间；做好推广海报，使嘉宾分享内容更加吸引人。

　　 3.准备活动招生文案

　　 编写公众号推文，进行宣传海报设计，以上内容一定要注意经过社群内部审核、分享嘉宾和场地方确认后方可发布。

　　 4.制作活动推进时间表，推进准备工作

　　 当活动基本成型后，正式进入执行阶段。一般需要召集参与此次活动的人员一起开一个准备会议。根据已确定的活动时间向前倒推，梳理活动节点，分配好各项准备工作并确定各项工作负责人，活动总负责人随时跟踪完成情况，如下表所示。

　　 为了做好活动跟踪，建议在各个阶段要特别注意如下事项。

　　 （1）宣传报名

　　 首先要制订分解目标，制作一个甘特图，将每天的进度直观展示出来。然后进行每日动作详细说明，同时要注意定期汇报报名进度情况。

　　 ① 当日的销售目标和金额；

　　 ② 目前的进度和本期进度规划；

　　 ③ 所有营销动作和预计带来的销量；

　　 ④ 你现在遇到的困难和需要的帮助。

　　 最后加报名人员为好友，活动前3～7天建立活动群，将参加活动的人逐一拉进该活动群。

　　 （2）物料设计制作

　　 说明设计需求，包括风格图案、尺寸大小等，并跟踪制作公司的制作情况，包括使用材质、色彩偏差等，确保保质保量地完成任务。

　　 （3）报名统计及通知

　　 报名情况一定要及时统计，一旦发现报名人数过少，离预期人数差距过大，应及时反馈给总负责人，商量是否增加投放渠道和投放力度，以保证活动人数。

　　 活动前通知报名成功用户，根据报名时留下的联系方式（电话、短信等），确认能够准时参加活动的具体人数。

　　 如果报名情况良好，可以适当加放10%～20%的名额，因为线下活动总有人因为种种原因没有来，加放名额可以必免场地闲置率过高，浪费成本。如果来的人多了，适当加座就好。

　　 （4）提前确定活动主持人

　　 最好请有专业主持经验的主持人，并请对方提前安排时间熟悉活动、串词。

　　 5.制作活动执行方案，分解执行任务

　　 在各项准备工作有条不紊推进的过程中，活动负责人还要制作一份活动现场执行方案，结合设定的活动流程，把签到、主持、摄影、道具、场务等现场执行的各项工作分配到个人，执行方案一般精确到分钟。

　　 在线下活动开始之前的一两天，召集所有执行人员开活动动员会，下发执行方案，逐项分解任务到个人，保证每个人都清楚自己在现场应该做什么工作。

　　 6.现场执行

　　 现场执行就是把上一步的活动流程一项一项落实，只不过事情更多、更繁重。总负责人要处变不惊，面对各种状况迅速应变，做出应对措施，并通知到相应负责人。

　　 内部执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位，如签到、引导、维护用户；主持人再次熟悉串词；各项物品负责人清点数量并准备提前送到预定位置；提前与摄影师、摄像师沟通，说明需要什么场景的人物特写等拍摄需求。如果有多名摄影师，还要做好分工、划分职责……总之尽快把现场所有的准备工作做到位。

　　 线下活动体现一个平台的品牌和服务质量，而且是和用户直接接触，你无法预知现场的各种突发状况，一旦处理不好就很可能直接失去用户，并影响品牌形象。活动运营做多少种预案都不为过，至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法，在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一旦发现问题应迅速启动应急预案。

　　 比如，某个执行人员迟到，总负责人要立马安排其他人补位；用户签到环节，签到负责人要快速联系未准时到场的用户，查明情况并标记清楚，对最终到场人数做出准确预估。一旦用户人数不足，应及时通知总负责人，以评估是否影响后续活动环节。

　　 如果活动进行中再出现流程变化，总负责人可趁主持间歇空档快速告知主持人，以便主持人临场应对。还要及时通知其他执行人员协助。

　　 7.活动宣传和复盘

　　 及时收集活动当天的照片、活动参与者朋友圈好评、读后感文章，以便作为活动推送回顾文的素材。

　　 要及时对活动细节进行复盘，保存活动资料，便于下一次改进。

　　3.4.12 如何举办一场大型社群周年庆

　　 社群周年庆典是社群成员十分重要的线下情感连接和社群文化传播载体。

　　 组织一场成功的社群周年庆典，不仅可以展示社群的整体形象，彰显社群的品牌效应，还能够激发粉丝的自豪感和荣誉感，加强粉丝对社群发展的信心，进而激发员工的工作激情。因此，办好社群周年庆典有着十分重要的意义。

　　 策划组织周年庆典很多流程可以参考线下沙龙和社群线下品牌活动，我们重点介绍周年庆需要把握好的关键点。

　　 1.确定时间、地点、规模

　　 时间一般选择在年末，11月最为合适，因为12月接近年末，社群成员本职工作也会很忙，无法到场。地点必须选择社群成员和粉丝较为集中的一线城市。

　　 年会一般不要超过500人。一方面500人以上活动需要到相关部门备案；另一方面，500人以上场地比较稀缺，费用都很高。

　　 2.确定一个年会主题

　　 年会主题要始终围绕社群文化这一核心主线。社群周年庆本身就是进行线上社群连接落地的一种有效策略，以传播社群文化理念增强社群成员和粉丝黏度为宗旨。比如BetterMe二周年庆的主题定为“我们跟2017的约定”，符合BetterMe社群共同成长的理念，陪伴大家共同成长。

　　 3.确定分享嘉宾

　　 年会嘉宾一定要邀请社群创始人到场，并且要邀请一年来社群优秀成员作为主要嘉宾。然后邀请自身具有影响力且与我们社群关系较为密切的大咖参加。确定名单后，依次进行邀请。

　　 嘉宾同意后，随即告知嘉宾活动详情，收集嘉宾照片、嘉宾头衔信息、嘉宾分享题目和大纲，告诉嘉宾现场分享需要准备PPT等。

　　 4.确定活动场地

　　 年会活动场地关系整场活动的成功与否，因此是前期最重要的一个准备环节。

　　 年会场地价格商谈合适后，必须派有经验的人亲自查看场地。

　　 了解场地周边交通、餐饮便利程度；了解场地细节，如座位（总数、一排可以摆多少座位）、现场设备（话筒、音响、投影仪、WiFi是否可以使用）、场地形状尺寸等，以确定需要准备的物料。

　　 特别提醒，年会是一个社群最重要的活动，务必在物料设计上推陈出新，要有创意，给人眼前一亮的新鲜感，不能舍不得花钱。若让远道而来的小伙伴没有新鲜感，反而会因小失大。

　　 5.制作宣传、报名计划

　　 年会要提前