工作效率低下

 百度处理     |      2022-01-05 09:31

       丛蕉啵建筑物呛人耐哦右册S龅绞思茶越拥娜硕哟栏谜宜鞯奈侍狻?\r\t因此,社区在规划线下活动时,往往会遇到以下困难:

           ·会议期间,很难集体在线,一件事多轮沟通仍然没有结果。

           ·你以为对方明白你想做什么,最后发现根本不在同一个频道。

           ·约定各自负责的内容后,发现对方太忙,忘记执行。

           所有这些沟通不良的直接结果是效率低下和错误,影响团队凝聚力。然后,由于反复的沟通问题,操作人员感到沮丧和积极。

           如何避免这种情况?我们的建议是,网络社区沟通越多,越要及时设计标准化的沟通程序,记录网络沟通内容。

           1.制定工作手册,让新人快速上手

           制定在线团队工作手册,输出标准操作程序(SOP),新加入社区的人也可以立即学习SOP尽快了解工作程序和方法,降低不了解社区工作方法造成的沟通成本。

           案例:Better Me社区工作手册模板

           (1)封面

           (2)前言/扉页

           创始人照片(图像设计)) BetterMelogo 寄语

           (3)目录

           1)BetterMe规章制度

           2)BetterMe组织架构

           3)BetterMe各部门宣言

           4)BetterMe各组工作手册

           5)BetterMe在线沟通方法论

           6)BetterMe成功案例

           7)BetterMe形象展示

           8)BetterMe核心团队

           9)BetterMe通讯录

           (4)封底(封底必须放二维码)

           2.协议社区核心群例行沟通制度

           不同的社群,管理和分享的方法不同,但都需要逐步探索出适合自己社群的管理方法。

           我们认为,为了保持社区的运作效率,有必要保持社区核心成员的定期沟通。没有定期沟通,社区成员就不能形成共同的归属感,例会是形成这种归属感的重要仪式。

           例如,秋叶PPT社区逐渐扩大后,我们内部同意每周一在QQ讨论小组就上周完成工作和下周计划完成工作进行了沟通,并立即就问题进行了沟通。

           通过这种简单的工作分享,社区的核心成员知道彼此的工作安排和进展,不知道分工安排和工作进展,因为他们不在一起工作。此外,秋叶PPT团队核心组坚持每天晚上10点在核心组在线沟通当天的业绩数据,确定需要改进和调整的工作方向。这项工作已经持续了两年多。

           无独有偶,在BetterMe还有详细的工作沟通制度,甚至是考核晋升制度。

           (1)BetterMe日常工作。

           1)从周一到周五:每晚8∶00—9∶根据目前的工作需要,各组合作。

           2)从周六到周日:每晚8∶00—10∶00各组根据目前工作需要进行组与组之间的协作。

           注:白天不接受未预约安排的紧急任务。请提前安排您自己或团队需要与其他团队合作的项目需求。

           (2)BetterMe周会、月会。

           1)每组通常安排周会和月会时间。

           2)各部长和组长参加BetterMe大周会和大月会。

           周会时间:周六晚8∶00—10∶00。

           月会时间:每月30日。

           根据本周或本月的情况,提前通知各部门部长,然后通知各组长。

           (3)BetterMe考核标准。

           1)组内考核主要由各组进行。

           2)考核后,根据各组的考核制度进行淘汰或推广。

           (4)BetterMe晋级制度。

           1)晋升方向:各组(组员-副组长-组长)——BetterMe咖啡厅——CPU团队。

           2)晋升方式:组内考核合格后,由组长和部长推荐,最后由统筹部决定。

           3.建立社区核心成员云共享日程

           网络社区运营中最大的问题之一是成员的工作安排不同,时间和空闲时间也不同。有些事情需要集中沟通,很难协调时间。

           比如设计师,在做一个海报的时候,每个部门都根据自己的需求找设计师沟通,不但把设计师时间碎片化,而且大家有不同意见没有直接沟通,会让设计师被迫花费大量时间在沟通环节,导致工作效率低下。

           有些社区的工作人员是志愿者或兼职的,白天不能一直盯着社区的信息,否则他们正常的课堂工作时间会被社区的紧急工作信息分散。

           因此,社区运营需要为远程合作的核心团队建立一个共享时间表。现在云技术非常发达,应该直接使用这样的云服务来协调在线团队人员的时间。

           我们可以找到大多数人每天的固定空闲时间段,比如每天晚上8点到9点。首先,这可以确保更多的人在线,并解决不同地方在线沟通的问题。其次,集中时间段的沟通可以提高沟通效率,节省社区成员的沟通时间。

           在社区的早期阶段,你可以为每个部门制作类似的每周工作计划的表格,然后整理并公布下周的部门安排。这样,各部门都知道,可以更好地安排与其他部门的合作。但这样的计划并不能反映团队成员的工作变化和时间安排。

           因此,在秋叶P中PT团队使用360日历,小伙伴有日程安排,及时更新到团队共享日历,对彼此的日程安排一目了然。

           BetterMe经常组织线下讲座,使用Tower团队的所有人都加入了互联网协作办公软件Tower之后,只要输入每周的安排,整个团队的时间表一目了然。时间表可以及时动态地反映每个小组所做的事情;每周的报告可以反映团队成员本周所做的事情。

           这是BM社区使用在线合作服务后的月历表,以前每组信息不对称,沟通麻烦,后来团队的人加入了Tower之后,对每个组的任务一目了然,关注Tower微信官方账号后,也可以直接用手机操作。Tower有一个项目选项,可以提前安排选项,可以在添加项目任务后分配给他人,对他人负责。安排的时间表可以自动同步到日历中,这是团队提前沟通时间表安排的武器。

           4.注意在线通信程序的设计

           在网上运营团队沟通时,由于很多人不自觉地带入了网上聊天的习惯,往往会出现不围绕主题发言、沟通过程中偏离主题的问题,或者有些人习惯潜水、发言热情低、讨论输出内容不足等问题。

           因此,为了提高沟通效率,在约定的时间进行正式沟通时,所有成员都需要遵守约定的演讲流程。

           我们建议,在社群线上沟通前先做5W2H梳理

           使用此模型可以快速整理沟通邮件,提前发送给需要参与沟通的团队成员,帮助您更快地进入沟通状态。

           例如,一个团队开会讨论在线团队如何有效沟通的话题。然后你可以在会议开始前做一次5W2H梳理。

           在社群运营中,要对高质量发言者进行奖励,逐步形成积极思考参与的发言习惯。

           比如,BM在社区演讲中,一名主持人控制场地,一名评分员统计积分。每轮演讲结束后,主持人给出评分,有效的建议或意见作为有效的演讲加分,无效的演讲减分。最后一个人可以发送红包或接受小的惩罚。这样,所有参与会议讨论的人都可以认真对待他们的每一次演讲。

           此外,在线通信工具也值得仔细选择。不同的在线通信工具和平台有自己的特点,可以根据社区自身的需要使用合适的通信工具。以下是一些常见的团队合作通信工具。

           其他在线合作沟通工具也有worktile、teambition、wunderlist、ioffice等等,这种在线云工具不多,可以选择适合自己社区的产品。

           5.注意数据记录的分类和归档

           社区团队的各种信息都需要及时分类归档,以降低搜索信息造成的各种沟通成本。特别是重要的沟通内容需要记录、总结和输出,一方面可以帮助回顾和总结,另一方面可以进一步跟踪和实施沟通内容。避免因工作繁忙而造成不必要的错误。

           一般常用数据可存储在Q中Q如果群文件夹需要分类整理,可以存储在有道云合作等云合作工具中,也可以存储在百度云、360云盘中。这样,社区合作伙伴就可以根据自己的分工需要下载和寻找相关的数据、图片、视频和数据。

           比如数据可以分类归档为:团队成员数据库和团队SOP数据库、内部材料数据库、嘉宾资源数据库、社区成员数据库、媒体资源数据库、在线活动数据库、离线活动数据库、应急预案数据库、项目总结归档数据库等。

           信息及时归档后,安排写后续报道或微信微博文章,联系渠道发布,相对容易得多。

           6.建立轮岗交流制度